Quản lý thời gian

Một trong những kỹ năng quan trọng cần thiết cho thành công là quản lý thời gian. Làm sao bạn quản lý 24h mỗi ngày của bạn hiệu quả?

Con người có tính trì trệ, hay bị cuốn vào các việc lặt vặt, và không chịu làm việc nếu nó chưa khẩn cấp. Các chuyên gia khuyên rằng, chúng ta nên chia công việc thành 4 nhóm và xử lý chúng một cách khoa học.

1. Liệt kê những việc của bạn,

2. Sắp xếp chúng vào ma trận phân loại, theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, như ma trận dưới đây

Ma trận phân loại việc của bạn

A: những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, ví dụ: báo cáo đã sát hạn nộp mà vẫn chưa xong, họp hành...

B: Khẩn cấp nhưng không quan trọng, ví dụ: nghe điện thoại, đọc e-mail, các hoạt động thường ngày...

C: Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp lắm: chuẩn bị cho dự án, xây dựng các mối quan hệ, phát triển kỹ năng cá nhân...

D: Không quan trọng và cũng không khẩn cấp: tán gẫu, chơi game, xem ti vi...

3. Ưu tiên thực hiện

Ma Trận phân bố thời gian

Nhóm I (A):

Giải quyết những công việc này sẽ làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và do đó làm cho bạn dễ bị stress.
Những công việc nằm trong ô này thường được gắn những thuật ngữ như là khủng hoảng (crises) hay vấn đề (problems).
Chính vì tính cấp bách của nó, yêu cầu đặt ra đối với những công việc này là phải giải quyết ngay.
Lượng thời gian dành cho nhóm này trong quỹ thời gian của bạn: 20%

Nhóm II (C):

Những công việc trong nhóm này mang tính chất MỤC TIÊU.
Đây là những công việc bạn có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Ví dụ: Luyện Toefl để đi du học, xác định kế hoạch để được trên 8.0 ở kỳ này, mục tiêu thăng tiến trong 2 năm tới…
Chính vì tính “mục tiêu” ấy, những công việc trong nhóm này đòi hỏi bạn phải nỗ lực và tập trung nhiều thời gian, cũng như có một chiến lược rõ ràng, logic: 60% là con số các chuyên gia khuyên bạn nên dành cho những công việc như thế này

Nhóm III (B):

Giải quyết: Có thể bỏ qua. Ví dụ: bạn cần gửi một lá bưu phm đến bưu điện.

Đây là nhóm duy nhất trong 4 nhóm bạn có thể nhờ người khác làm. Chính vì thế, nó còn có tên là nhóm ủy quyền.

Mức thời gian cần thiết cho những công việc trong nhóm này: 5%.

Nhóm IV (D):

Những công việc trong nhóm này thường là những việc thiết yếu các bạn phải làm như: ăn, ngủ, sinh hoạt, và kể cả việc lướt web, chơi game, chat…
Lượng thời gian các chuyên gia khuyên bạn dành cho nhóm này: Càng tối thiểu hóa càng tốt.
Nhóm này thường được gọi là SINH HOẠT.